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Kassensysteme im Vergleich:
Einmalzahlung vs. monatliche Grundgebühr

Im Zeitalter der Digitalisierung spielen Kassensysteme eine wichtige Rolle im Einzelhandel, in der Gastronomie und in anderen Branchen. Die Auswahl des richtigen Kassensystems kann jedoch eine Herausforderung sein, insbesondere wenn es um die Frage geht, ob man eine Kasse mit einem Einmalbetrag kaufen oder ein System mit einer monatlichen Miet- oder Servicegebühr anschaffen sollte. In diesem Artikel werden wir die Vor- und Nachteile beider Optionen vergleichen und Ihnen helfen, die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.

primasello Kassensystem X380

Einmalzahlung: Kauf eines Kassensystems

Einmalzahlung bedeutet, dass Sie ein Kassensystem inklusive der Kassensoftware zu einem festen Preis kaufen und somit Eigentümer des Systems werden. Dieser Ansatz bietet einige Vorteile:

  • Keine monatlichen Gebühren:
    Nach dem Kauf des Systems fallen für das Kassensystem i.d.R. keine weiteren monatlichen Gebühren an.
  • Vollständige Kontrolle:
    Sie haben die volle Kontrolle über das System und können es nach Belieben anpassen und konfigurieren oder bei Bedarf die Kasse auch ohne Probleme wieder verkaufen.
  • Keine Vertragsbindung:
    Sie sind nicht an einen bestimmten Anbieter oder eine bestimmte Laufzeit gebunden.


Es gibt jedoch auch einige Nachteile zu beachten:

  • Höhere Anfangsinvestition:
    Der Kaufpreis für ein Kassensystem ist je nach Anbieter sehr unterschiedlich und ist meist höher im Vergleich zur Kassenmiete, insbesondere wenn Sie ein umfassendes Kassensystem mit vielen Funktionen benötigen.
  • Wartung und Support:
    Sie sind für die Wartung und den Support des Systems selbst verantwortlich, was zusätzliche Kosten und Aufwand bedeuten kann. Es gibt jedoch viele Kassenhändler, welche auch nach dem Kauf einer Registrierkasse auf Wunsch auch weiterhin einen entsprechenden Service und Support anbieten.


Monatliche Servicegebühr: Miete eines Kassensystems

Eine monatliche Servicegebühr bedeutet, dass Sie ein Kassensystem von einem Anbieter mieten oder nur die Hardware OHNE Kassensoftware einkaufen. Anschließend wird über ein Abo-Modell zusätzlich ein monatlicher Betrag für die Software vereinbart. Oft beginnt dies bei einem niedrigen monatlichen Betrag von z. B. 29,00 € und steigert sich dann je nach den benötigten Kassenfunktionen bis auf teilweise über 100,00 € monatlich.

Dieser Ansatz bietet auf den ersten Blick einige Vorteile:

  • Geringere Anfangsinvestition:
    Die monatliche Gebühr ist in der Regel niedriger als der Kaufpreis für ein Kassensystem.
  • Inklusive Wartung und Support:
    Je nach Vertrag und Höhe der monatlichen Gebühr übernimmt der Anbieter die Wartung und den Support des Systems, so dass Sie sich auf Ihren Geschäftsbetrieb konzentrieren können.
  • Regelmäßige Updates und Verbesserungen:
    Der Anbieter stellt sicher, dass das System regelmäßig aktualisiert und verbessert wird, um neue Funktionen und Sicherheitspatches zu erhalten.


Es gibt jedoch auch einige Nachteile zu beachten:

  • Monatliche Gebühren:
    Meist bezahlt man trotzdem anfangs einen Einmalbetrag für "Service, TSE und Installation" und zusätzlich eine monatliche Gebühr, die sich über die Zeit summiert und möglicherweise höher ist als der Kaufpreis für ein Kassensystem.
  • Vertragsbindung:
    Sie sind an einen bestimmten Anbieter und eine bestimmte Laufzeit gebunden, was die Flexibilität einschränken kann.

Fazit
Die Entscheidung, ob Sie ein Kassensystem zu einem Festpreis kaufen oder ein System mit einer monatlichen Servicegebühr mieten sollten, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Prioritäten ab. Wenn Sie ein umfassendes System benötigen und die volle Kontrolle über das System haben möchten, kann der Kauf eines Kassensystems die bessere Wahl sein. Wenn Sie jedoch eine geringere Anfangsinvestition bevorzugen und die Wartung und den Support des Systems dem Anbieter überlassen möchten, kann die Miete eines Kassensystems mit einer monatlichen Servicegebühr die bessere Option sein. Beachten Sie hier jedoch, dass Sie am Ende der Vertragsbindung meist einen wesentlich höheren Betrag bezahlen im Vergleich zum Kauf eines Kassensystems. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Prioritäten sorgfältig abwägen und sich vor der Entscheidung umfassend informieren.

Nachfolgend haben wir zwei Rechenbeispiele erstellt, und die Kosten für einen Kassenkauf / monatliche Zahlung gegenübergestellt.

Vergleich Kauf Kassensystem ./. Miete bzw. monatliche Gebühren für Software etc.



Erstes Rechenbeispiel: Einmalzahlung vs. monatliche Servicegebühr

Um die Vor- und Nachteile beider Optionen besser zu verstehen, erstellen wir ein Rechenbeispiel.

Nehmen wir an, Sie suchen nach einem Kassensystem für Ihr Unternehmen und haben zwei Optionen:

Option 1: Einmalzahlung


Option 2: Monatliche Servicegebühr mit Einmalzahlung

  • Einmalzahlung: 400,00 €
  • Monatliche Service-/Abogebühr: 69,00 €
  • Vertragslaufzeit: 3 Jahre (36 Monate)


Berechnung der Gesamtkosten:

Option 1: Einmalzahlung

  • Kaufpreis: 799,00 €
  • Gesamtkosten über 36 Monate: 799,00 € (da keine zusätzlichen Kosten angenommen werden)


Option 2: Monatliche Servicegebühr mit Einmalzahlung

  • Einmalzahlung: 400,00 €
  • Monatliche Service-/Abogebühr über 36 Monate: 69,00 €/Monat * 36 Monate = 2.484,00 €
  • Gesamtkosten über 36 Monate: 400,00 € (Einmalzahlung) + 2.484,00 € (monatliche Gebühren) = 2.884,00 €


Vergleich der Gesamtkosten (über eine Laufzeit von nur 3 Jahren!)

  • Option 1 (Einmalzahlung): 799,00 €
  • Option 2 (Monatliche Service-/Abogebühr mit Einmalzahlung): 2.884,00 €


In diesem Rechenbeispiel sind die Gesamtkosten für den Kauf des Kassensystems in Höhe von 799,00 € deutlich niedriger als die Gesamtkosten für die monatliche Servicegebühr mit Einmalzahlung (2.884,00 €) über 36 Monate. Dies bedeutet, dass der Kauf des Kassensystems in diesem Szenario die kostengünstigere Option wäre. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies nur ein einfaches Rechenbeispiel ist und dass die tatsächlichen Kosten und Bedingungen je nach Anbieter und System variieren können. Lassen Sie sich aber nicht nur von geringen monatlichen Mietzahlungen überzeugen. Es ist immer ratsam, vor einer Entscheidung Angebote von verschiedenen Anbietern zu vergleichen und die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des eigenen Unternehmens zu berücksichtigen.

Zweites Rechenbeispiel: Einmalzahlung vs. Monatliche Servicegebühr

Option 1: Einmalzahlung

Option 2: Monatliche Servicegebühr mit Einmalzahlung

  • Einmalzahlung: 300,00 €
  • Monatliche Service-/Abogebühr: 69,00 €
  • Laufzeit: 5 Jahre (60 Monate)


Berechnung der Gesamtkosten

Option 1: Einmalzahlung

  • Kaufpreis: 999,00 €
  • Gesamtkosten über 60 Monate: 999,00 € (da keine zusätzlichen Kosten angenommen werden)


Option 2: Monatliche Servicegebühr mit Einmalzahlung

  • Einmalzahlung: 300,00 €
  • Monatliche Service-/Abogebühr über 60 Monate: 69,00 €/Monat * 60 Monate = 4.140,00 €
  • Gesamtkosten über 60 Monate: 300,00 € (Einmalzahlung) + 4.140,00 € (monatliche Gebühren) = 4.440,00 €


Vergleich der Gesamtkosten

  • Option 1 (Einmalzahlung): 999,00 €
  • Option 2 (Monatliche Service-/Abogebühr mit Einmalzahlung): 4.440,00 €


In diesem Rechenbeispiel sind die Gesamtkosten für den Kauf des Kassensystems in Höhe von 999,00 € deutlich niedriger als die Gesamtkosten für die monatliche Servicegebühr mit Einmalzahlung (4.440,00 €) über 60 Monate. Dies bedeutet, dass der Kauf des Kassensystems in diesem Szenario die kostengünstigere Option wäre. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies nur ein einfaches Rechenbeispiel ist und dass die tatsächlichen Kosten und Bedingungen je nach Anbieter und System variieren können. Es ist immer ratsam, vor einer Entscheidung Angebote von verschiedenen Anbietern zu vergleichen und die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des eigenen Unternehmens zu berücksichtigen.

Touch-Kassensysteme inklusive TSE bereits ab 749,-- € kaufen

Trotz der vielleicht höheren Anfangsinvestition ist der Kauf eines Kassensystems inklusive der benötigten Software in den meisten Fällen die wesentlich günstigere Alternative. Auch bei dieser Option profitieren Sie von aktuellen Software-Updates für Ihre Kasse und auch nach dem Kauf der Kasse erhalten Sie auf Wunsch auch weiterhin einen Support und telefonische Unterstützung. Sollten Sie trotzdem die Variante mit einer monatlichen Gebühr bevorzugen, achten Sie auf eventuelle Einmalzahlungen zu Vertragsbeginn sowie auf die Höhe der monatlichen Kosten.