GoBD-konforme elektronische Kassen

Seit dem 01.01.2017 dürfen nur noch Kassen eingesetzt werden, welche u.a. GoBD-konform sein müssen. Dies hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 26.11.2010 mitgeteilt. Ältere, nicht GoBD-konforme Registrierkassen dürfen nicht mehr genutzt werden!
 

Damit wurden die Anforderungen an elektronische Registrierkassen in Deutschland erhöht. Unter anderem besteht die Pflicht, die Kassendaten zusätzlich auf einem externen Datenträger zu speichern und für 10 Jahre zu archivieren. Die Daten aus den Tagesberichten der Kassen sind zwingend elektronisch aufzuzeichnen. Hierzu zählt vor allem, dass alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig und unveränderbar aufgezeichnet werden. Die Aufbewahrung der Berichte in Papierform oder nur auf der Journalrolle der Kasse genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr.

Welche Sharp-Kassen sind GoBD-konform?

Nachfolgende Sharp-Kassenmodelle sind mit entsprechender Software (Datenkonvertierungstool Audicon Idea) GoBD / GDPdU konform:

• Sharp XE-A 137
• Sharp XE-A 147
• Sharp XE-A 177
• Sharp XE-A 207 (ab ROM V3.Y0)
• Sharp XE-A 217 (ab ROM V3.Y0)
• Sharp XE-A 307 (ab ROM V3.Y0)
• Sharp ER-A 280 N/F (ab ROM 1.06)
• Sharp ER-A 411 / -421
• UP-810F/820F/820N (ab ROM 1.80)
• UP-3500 / 3515 (ROM 1.61)

Bei allen aktuellen Kassenmodellen der Firma Sharp erfolgt die Aufzeichnung der Tagesberichte auf einer Speicherkarte. Bei einer ordnungsgemäßen Programmierung der Kasse wird beim Tagesabschluss an der Kasse der Tagesbericht automatisch auf die Speicherkarte kopiert. So können einem Betriebsprüfer alle Buchungen in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Um die Daten in dem von den Finanzbehörden gewünschten Audicon Idea-Format zu konvertieren, benötigen Sie zu Ihrer Sharpkasse die PC-Software (XEA-GDPDU / UP-GDPDU) von Sharp. Dieses Konvertierungstool können Sie über uns online bestellen.
 

Was ist eine Verfahrensdokumentation bei Registrierkassen?

Zusätzlich muss eine ausreichende Kassendokumentation vorliegen. Diese Verfahrensdokumentation beinhaltet unter anderem

• die Bedienungsanleitung der Kasse
• Informationenen zur Programmierung und Einstellungen der Kasse
• Dokumentation der einzelnen Bediener der Kasse
• Protokolle zu eventuellen Umprogrammierungen Einsatzort der Kasse (in der Regel das Ladengeschäft) sowie die Einsatzzeiten
• Auch eventuelle Ausfallzeiten der Kasse (Defekte, Stromausfall etc.) müssen vermerkt werden.

Mittlerweile sind die Anforderungen bei der Nutzung von elektronischen Kassen sehr hoch und komplex. Als Kassenhändler können wir keine steuer- oder rechtsberatende Funktion übernehmen. Daher empfehlen wir Ihnen sich bei steuerrechtlichen Fragen an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt zu wenden. Gerne beraten wir Sie jedoch bei der Auswahl eines zu Ihren Anforderungen passenden Kassensystems oder beantworten Ihre Fragen zu den einzelnen Registrierkassen.

Mittlerweile ist ja bekannt, dass sich zum 01.01.2020 die Anforderungen an elektronische Kassensysteme nochmals ändern. Das neue "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" wurde im Dezember 2016 verabschiedet. Die technischen Details für die elektronischen Aufzeichnungssysteme wurden in einer gesonderten Rechtsverordnung, der "Kassensicherungsverordnung" (KassenSichV) beschlossen. Die ersten Informationen hierzu finden Sie in unserem Fragen/Antworten-Bereich (FAQ) und in Kürze auch ausführlich in unserem Blog.