Leihkassen für Veranstaltungen und andere Events

Sehr oft werden Kassensysteme auch nur für einen begrenzten Zeitraum, wie z.B. ein Wochenende oder über Feiertage für spezielle Veranstaltungen benötigt. Hier macht es Sinn, sich ein Kassensystem zu mieten. Sehr gerne werden diese Leihkassen z. B. bei

• Straßenfesten

• Feuerwehrfesten

• Sportveranstaltungen oder Vereinsfesten

• Faschingsbällen

• Messeauftritte

• Stadtfesten

eingesetzt.

Durch günstige Mietpreise sowie einer einmaligen niedrigen Pauschale für die Programmierung der Kasse halten sich die Kosten für diese Geräte in Grenzen. Diese niedrigen Kosten für die Kassenmiete sind gerade bei Vereinen, welche Sportveranstaltungen oder ihr jährliches Vereinsfest ausrichten, sehr entscheidend. Je nach Anzahl der Veranstaltungen in einem Jahr sollte jedoch auch ab einer gewissen  Menge der benötigten Leihkassen über einen Kauf eines elektronischen Kassensystems nachgedacht werden.

Kassensysteme sind mittlerweile bei größeren Veranstaltungen sehr wichtig, da hier bei der Essens- und Getränkeausgabe sehr viel Zeit eingespart werden kann. Auch werden diverse Fehlerquellen beim Kassiervorgang ausgeschlossen, da die einzelnen Artikel und Preise fest programmiert werden und so nach Abschluss der Buchung der zu kassierende Gesamtbetrag angezeigt wird. Auch durch die vorhandene Wechselgeldanzeige wird das Rückgeld an den Gast angezeigt.

Der Ablauf im Gastrobereich bei größeren Veranstaltungen ist oft ähnlich. Meist gibt es zwei verschiedene Varianten.

1. Selbstbedienung

Der Gast geht zu einem zentralen Verkaufsstand und erhält seine Bons für die gekauften Speisen und Getränke. Mit diesen Kassenbons kann er sich nun seine Speisen und Getränke an den jeweiliegen Ausgabestellen abholen. Meist sind diese Ausgabestellen für Speisen und Getränke getrennt, damit ein schnellerer Ablauf gewährleistet werden kann.

2. Bedienung durch Servicepersonal

Hier wird die Bestellung der Gäste durch einzelne Bedienungen direkt am Tisch aufgenommen. Die Bonierung der Speisen und Getränke erfolgt durch die Bedienung direkt am Kassensystem. Hierbei hat jede Bedienung einen eigenen Bedienerschlüssel, mit welchem sie sich an der Kasse anmeldet. Erst nach der Anmeldung des Bedieners können Umsätze boniert werden. Die Zahlung der Rechnung durch den Gast erfolgt hier auch direkt an die Bedienung. Nach Ende der Veranstaltung erfolgt die Kassenabrechnung und es kann so jeder Bedienung der entsprechende Umsatz zugeordnet und abgerechnet werden. Viele Leihkassen besitzen ein Dallas-Schloss und können so mit mehreren Bedienerschlüsseln ausgestattet werden.

Wichtige Funktionen bei Leihkassen:

Einzelbonfunktion

Hierbei wird das Kassensystem so programmiert, dass für jeden gebuchten Artikel (Speisen oder Getränke) ein einzelner Bon gedruckt wird. Da nach jeder Buchung der Bon geschnitten wird, können die einzelnen Kassenbons bei der gewünschten Ausgabestelle abgegeben werden oder durch die Bedienung z.B. an der Theke oder in der Küche abgegeben werden.

Diese Einzelbonfunktion ist bei Veranstaltungskassen oft entscheidend, da wie bereits oben erwähnt, gerade bei der Selbstbedienung der Gast einzelne Bons benötigt.

Pfandverkettung

Falls Getränke oder Speisen verkauft werden, bei welchen für die Gläser oder Teller ein zusätzliches Pfand berechnet werden soll, so kann bei den Veranstaltungskassen auch ein automatisches Pfand berechnet werden.

Sobald der entsprechende Artikel gebucht wird, wird automatisch zusätzlich ein Pfandbon erstellt und der Kunde bezahlt das Getränk zzgl. z.B. EUR 2,-- Pfand für das Glas oder den Becher.

So können Sie die Abwicklung beim Getränkeverkauf mit zusätzlicher Pfandberechnung automatisieren.

Automatisches Berechnen der Umsatzprovision bei Bedienungen

Sehr oft erhalten die Bedienungen zusätzlich zum Trinkgeld eine Umsatzprovision. Hierbei wird ein fester Prozentsatz von den getätigten Speise- und Getränkeverkäufen an die Bedienung bezahlt.

Wenn mit einzelnen Bedienerschlüssel für jede Bedienung gearbeitet wird, lässt sich nach der Veranstaltung über die Abrechnung der Kasse sehr einfach der Umsatz der jeweiligen Bedienung feststellen. Bei entsprechender Programmierung des Kassensystems kann so auch die anfallende Umsatzprovision der Bedienung ausgewiesen werden.

Gesetzliche Anforderungen bei elektronischen Kassen

Natürlich müssen diese Veranstaltungskassen auch die aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. (GoBD / GDPdU). Hierzu gehört u.a. auch die Aufzeichnung der Tagesberichte sowie der damit verbundenen einzelnen Buchungen auf einen externen Datenträger. Diese Aufzeichnungen müssen unveränderbar sein bzw. Veränderungen müssen erkennbar sein.

Bei vielen Kassensystemen erfolgt diese Aufzeichnung auf einer Speicherkarte (SD-Karte). Wenn die Kasse korrekt programmiert wurde, werden die Tagesberichte sowie das elektronische Journal automatisch bei betätigen des Tagesabschlusses auf die Speicherkarte kopiert. Die Speicherkarte wird nach Beendigung der Veranstaltung nicht an den Kassenvermieter zurückgeschickt, sondern verbleibt beim Veranstalter. Denn falls eine Steuerprüfung ansteht, kann der Finanzbeamte über diese Speicherkarte die damaligen Umsätze auslesen.

Ausführliche Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen bei elektronischen Registrierkassen finden Sie unter nachfolgendem Link:

GoBD / GDPdU - KassenSichV2020
 

Programmierung der Kassensysteme

Natürlich macht es Sinn, dass die jeweiligen Leihkassen vorab vom Kassenvermieter programmiert werden. Die Programmierung erfolgt immer nach den Vorgaben des Kunden. Es werden daher die benötigten Artikel, in der Regel die einzelnen Getränke sowie die einzelnen angebotenen Speisen einprogrammiert. Dazu gehören die Preise sowie auch die Mwst-Sätze.

Die Tastatur der Kasse wird entsprechend beschriftet und der Bonkopf (Name der Veranstaltung, evtl. grafisches Logo, Steuernummer, etc.) wird programmiert. Auf Wunsch werden auch diverse Bedienerschlüssel an dem Kassensystem angemeldet und programmiert. Sollten Sie bei Ihrer Veranstaltung oder Ihrem Messeauftritt auch EC- oder Kreditkarten-Zahlung anbieten, kann an der Kasse auch ein entsprechender Zahlweg programmiert werden.

Die Leihkassen werden so komplett eingestellt und programmiert an den Kassenmieter versendet. Mit der entsprechenden Kurzanleitung ist auch die Handhabung der Kasse völlig problemlos. Auch sind bei der Lieferung immer ausreichend Thermorollen für das Kassensystem dabei. Mittlerweile werden diese Thermorollen ohne Bisphenol A hergestellt.

Nach Abschluss der Veranstaltung werden die Kassensysteme wieder gut und sicher verpackt an den Kassenvermieter zurückgeschickt oder bei diesem abgegeben.