Hinweise zur Verfahrensdokumentation

Seit Inkrafttreten der GoBD verlangen Betriebsprüfer immer häufiger eine Verfahrensdokumentation* von den Steuerpflichtigen. Eine solche Dokumentation ist in Deutschland Pflicht für jedes Unternehmen, das steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbewahrt.

Diese Verfahrensdokumentation ist von jedem Gewerbetreibenden individuell zu erstellen. Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann das Finanzamt die Buchhaltung u.U. verwerfen und die Steuern in gewissen Bandbreiten schätzen. Aktuell gibt es dazu ein Urteil des FG Münster (29.03.2017 - 7 K 3675/13) bei dem das Fehlen der Programmierprotokolle bei einem bargeldintensiven Betrieb einen gewichtigen formellen Mangel dargestellt hat, der Hinzuschätzungen bei Umsätzen und Gewinnen gerechtfertigt hat.

Ein Teil dieser Verfahrensdokumentation sind u.a. die Bedienungs- und Programmieranleitung des eingesetzten Kassensystems bzw. Kassensoftware, Programmierprotokolle (so lange nicht elektronisch im Journal erfasst) aber z.B. auch sogenannte Organisationsunterlagen aus denen hervor geht wer die Kasse nutzt und wer welche Berechtigungen hat (Stichwort „Manager Schlüssel“) oder auch wo der Einsatzort und Einsatzzeit der jeweiligen Kasse ist (Ladengeschäft, Terrasse etc.). Ebenfalls sind z.B. evtl. Defekte bzw. Ausfälle der Kasse zu protokollieren etc.

Da ein Betrieb ständig Veränderungen ausgesetzt ist, reicht es nicht aus die Verfahrensdokumentation einmalig zu erstellen und dann unverändert aufzubewahren. Die Verfahrensdokumentation ist ebenso wie ihre Anhänge und Anlagen ständig aktuell zu halten. Wir empfehlen Anwendern elektronischer Kassensysteme seinen Steuerberater hinsichtlich der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation zu Rate zu ziehen.

Wichtiger Hinweis: Zur Ordnungsgemäßen Übergabe der elektronisch erstellten Kassendaten an die Finanzbehörden ist in jedem Fall die entsprechende Sharp IDEA Konvertierungssoftware XEA-GDPdU notwendig.

 

*) Die IT-gestützte Buchführung (z.B. mit Hilfe von elektronischen Kassensystemen) muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit ist stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation,welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten muss, so insbesondere die seit 1. Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

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