Mit dem Schreiben vom 26.11.2010 (Verwaltungsanweisung, sog. „Kassenrichtlinie“) hat das Bundesfinanzministeriums (BMF) die aktuellen Anforderungen an elektronische Kassensysteme in Deutschland erhöht (GoBD/GDPdU). Daraus ergibt sich u.a. die Pflicht, dass die eingesetzten Geräte und Daten GoBD –konform sein müssen. Weiterhin besteht die Pflicht zur Speicherung und Archivierung der elektronisch erstellten Kassendaten für 10 Jahre. Die Daten sind zwingend elektronisch aufzuzeichnen (alle Geschäftsvorfälle einzeln,

vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar) die sog. „Einzelaufzeichnungspflicht“. Die alleinige Aufbewahrung von Papierausdrucken (etwa von Z-Bons) genügt nicht den Anforderungen. Diese Regelung ist mit einer Übergangsfrist seit 1. 1.2017 gültig.

Außerdem muss eine ausreichende Kassendokumentation vorliegen. Hierzu gehören:

• Bedienungsanleitung sowie Programmieranleitung (u.U. reicht eine PDF-Datei)

• Informationen zur Grundprogrammierung bzw. spezifische Einstellungen (Customising)

• Protokolle über jede Veränderung der Kassenprogrammierung (z.B. Stammdaten)

• Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- oder Trainingsspeichern

• Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)

• Die Einsatzorte und –zeiten der Kasse sind zu protokollieren. Einsatzort ist in aller Regel das Ladengeschäft, kann aber auch ein Biergarten, Marktstand o.ä. sein

• Zudem sollten alle ungewöhnlichen Fälle, wie z. B. ein Defekt der Registrierkasse, protokolliert werden.